回答:
目前官方的文件中我暂时没有找到对电子数据的格式有建议或者要求的，详细可参考《药品记录与数据管理要求（试行）》，无论什么格式输出，最重要的是确保生成的信息真实、准确、完整和可追溯。
在PDA TR80电子数据管理指南中，审计员和卫生当局检查员会要求将电子数据复制到便携式媒体（例如USB或便携式硬盘驱动器）上或复制为可读格式（例如PDF，Microsofit Excel或TxT）复制作为其检查证据。如果可能，应避免将符合2I CFR Part 11或EU GMP附录11的经过验证的系统中的数据复制到介质或复制为可读格式而不保存其原始元数据。如果数据传输到媒体或转为可读格式，建议验证数据和元数据是否为真实副本。不受控制地使用复制粘贴功能可能容易出错，并给人以原始数据被改变或伪造的印象。建议建立一个SOP来管理如何从实验室系统复制和保存数据。该SOP 应描述可为审计和检查目的生成的标准查询和报告, 以及为确保非常规报告的准确性而制定的控制措施。在某些色谱软件中, 可能无法轻易打印或导出带有所有详细信息 (如进样时间和样品名称) 的进样日志。
回答：
记录的格式应尽量避免直接使用Word或Excel格式。因为这些格式容易被修改且不易察觉。应将文档格式转换为PDF等不易修改的格式；而且，保存在电脑中的文档也要按照电子文件管理操作规程管理，确保使用的版本为现行版本。如果采用Excel的公式进行计算，应根据设置程序的复杂性和风险程度进行相应的评价和确认，并对确认后的程序进行相应的保护，以避免出现难以察觉的风险，电子记录可以替代纸质打印记录，但应当满足纸质打印记录的相关属性，如：不可随意修改、能够显示记录历史、具有符合法规要求的电子签名等，并应当有电子记录管理的操作规程。如果在电脑中直接使用Word和Excel软件记录各种质量记录，则必须制定相应的电子文件管理操作规程，未经授权的人不应进入计算机管理系统，确保记录真实、及时，并能够真实记录数据的修订历史，确保数据的可追溯性。
依据：
《药品生产质量管理规范（2010年修订）》第一百六十三条规定：如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。
企业除应根据上述要求确保计算机记录的真实性和可靠性外，另外还要满足《中华人民共和国电子签名法》中的相关要求。
参考：
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法规没有明确要求，法规和指南只是要求功能被确认确保满足预期用途，数据被合适的管理以降低数据可靠性风险。